Due sono gli elementi essenziali del ruolo del notaio: il primo è costituito dalla fiducia, che poggia sulla imparzialità (tutte le parti del contratto sono tutelate), su una preparazione giuridico - fiscale di alto livello (a seguito del concorso più severo in assoluto), sulla sua natura di pubblico ufficiale (che lo rende garante della veridicità e della legalità degli atti).
Il secondo consiste nel fatto che il notaio esercita la sua funzione non da dipendente dello Stato, ma con una organizzazione libero professionale, che consente buoni guadagni, a fronte di altrettanta efficienza ed affidabilità. La rapidità di predisposizione degli atti e delle formalità, il superamento delle difficoltà tecniche in tempi brevi, la trasmissione degli atti per via telematica ai pubblici registri, sono consentite dalla possibilità di investimenti molto costosi in personale e in strumenti informatici e sono garanzia di sicurezza e di efficienza per il cittadino.
I notai, oltre alle successioni, nelle quali sono forse i maggiori esperti, sono impegnati in due campi fondamentali: quello della circolazione dei beni immobili (case, uffici, terreni, capannoni, beni essenziali per le singole persone e per gli imprenditori) e nei passaggi più rilevanti dell'attività societaria.
In ambedue i casi il ricorso al notaio è imposto dalla legge per assicurare contratti e verbalizzazioni ineccepibili e per far sì che l'autonomia privata non superi i limiti di legalità fissati dalle norme.

Poichè l'intervento del notaio è obbligatorio, le tariffe sono fissate dallo Stato, a tutto vantaggio del cittadino. Ed è facile constatarlo: il trasferimento di una abitazione (per la quale il notaio garantisce nei confronti dei clienti la libertà da ipoteche ed altri vincoli) comporta un onorario notarile che è pari normalmente la metà della tariffa degli avvocati per l'assistenza in un analogo affare e ad un sesto di quanto riscuote il mediatore immobiliare.
"Perchè il notaio?" ha dunque una risposta agevole: perchè il cittadino ha più sicurezza, più efficienza, ha meno costi, più semplificazioni nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, ha a disposizione un professionista che risponde economicamente della solidità dei contratti che stipula.
Il notaio, per legge, non può mai fare l'interesse di una delle parti a danno di altre.
Il notaio deve astenersi dall'esercizio delle sue funzioni quando si trovi o possa trovarsi in conflitto di interessi, diretto o indiretto, con le parti o con una di esse.
Il costo dell'atto notarile comprende sia gli onorari e i compensi per l'attività professionale del notaio, sia l'ammontare delle imposte, delle tasse e delle spese dovute per l'atto notarile e per l'attività che per legge il notaio deve svolgere prima e dopo la stipulazione dell'atto notarile.

Il notaio deve essere scelto dalle parti di comune accordo o, in mancanza di accordo, dalla parte tenuta al pagamento degli oneri e al rimborso delle spese anticipate dal notaio.
Negli atti notarili in cui partecipino enti pubblici o banche, se il costo dell'atto notarile non è a loro carico, è regola rimettere la scelta del notaio all'altra parte.
La scelta del notaio non deve essere imposta da altri professionisti, agenti immobiliari, mediatori ecc.
La scelta del notaio dovrebbe essere basata su un rapporto di fiducia. Di regola, si dovrebbe tener conto:
- del tempo che il notaio dedica personalmente ai clienti per accertare la loro volontà e lo scopo pratico che intendono raggiungere;
- della sua capacità di consigliare i clienti e di orientarli in modo che la forma e il contenuto dell'atto notarile siano quelli che meglio realizzino i loro interessi, in vista del risultato pratico da essi voluto;
- dal modo in cui egli esercita la professione ed osserva le norme di legge e del codice deontologico: ed in particolare, della sua correttezza, diligenza e preparazione professionale, nonchè dell'efficienza dell'organizzazione del suo studio.
La scelta del notaio non dovrebbe essere determinata esclusivamente dal costo della prestazione notarile. La tariffa notarile è una tariffa relativamente rigida: perchè l'onorario per la redazione dell'atto notarile non varia quale che sia il notaio scelto; possono invece variare, ma in misura modesta, le spese e i compensi notarili richiesti per le attività preparatorie e per alcuni adempimenti successivi all'atto notarile. Possono inoltre variare, anche in misura notevole, i compensi per l'attività di consulenza e per le altre prestazioni professionali non strettamente connesse all'atto notarile.
Ai fini di un confronto dei costi è necessario tener conto del modo in cui i vari notai svolgono la loro attività ed in particolare del tempo che dedicano al rapporto personale con i clienti.
In ogni caso, va considerato che, per una prestazione professionale (soprattutto nei casi di maggiore complessità), il criterio del costo non è quello migliore per la scelta.

Il notaio garantisce che l'atto notarile è conforme alla volontà delle parti, che ha accertato ed adeguato alle norme imperative di legge (cioè alle norme di legge che non possono essere derogate per volontà delle parti).
E' infatti responsabile se l'atto notarile è nullo perchè manifestatamente illecito o illegale; e lo è anche se l'atto è annullato perchè una parte non aveva la capacità legale di compierlo per l'età o per evidente incapacità di intendere e di volere, o comunque è annullato per altra causa imputabile al notaio.
Per atti immobiliari da lui predisposti per incarico ricevuto dalle parti, il notaio accerta mediante l'esame dei pubblici registri se negli ultimi venti anni risultino a carico degli immobili ipoteche, pignoramenti, sequestri, servitù o altri vincoli che ne limitino la disponibilità o il godimento; ed è responsabile del danno subito dalla parte che li abbia ignorati, fidandosi a buon diritto degli accertamenti del notaio.
Per legge il consiglio notarile controlla che il notaio osservi esattamente i suoi doveri (compreso l'obbligo di risarcire i danni di cui sia responsabile); e interviene, su richiesta, per comporre le controversie tra notaio e clienti.